Handleiding Compliance voor internationaal handelende bedrijven: denk ook aan Business & Human Rights

In februari 2019 publiceerde het Ministerie van Buitenlandse Zaken richtlijnen voor het opstellen van een intern compliance programma (ICP) voor bedrijven die handelen in goederen die mogelijk vallen onder internationale handelssancties.

Het is een welkome en waardevolle set richtlijnen. De laatste jaren wordt een toename in handhaving door de Douane en het Openbaar Ministerie gezien op dit gebied. Deugdelijke interne compliance kan bijdragen aan het voorkomen van boetes en strafrechtelijke veroordeling.

Volgens de richtlijnen wordt een deugdelijk ICP gekenmerkt door in ieder geval de aanwezigheid van de volgende aspecten:

(i) doorlopende revisie van procedures;

(ii) bijhouden van veranderingen in relevante wet- en regelgeving en wijzigingen in werkwijze/beleid van de bevoegde autoriteiten;

(iii) classificatie, identificatie, screenen en goedkeuren van transacties met betrokken goederen/diensten;

(iv) effectief managen van export-controle binnen de organisatie inclusief aansturing en communicatie;

(v) aanwijzen van personeel verantwoordelijk voor periodieke audits; en,

(vi) trainen van betrokken personeel.

Een aantal van bovenstaande aspecten verdient een korte nadere belichting.

Classificatie en identificatie

De wet- en regelgeving op het gebied van sancties verandert constant. Het is zaak een systeem op te zetten, en deskundige (bij voorkeur juridisch onderlegde) medewerkers te benoemen, die de wijzigingen live volgen en de interne systemen daarop aanpassen.

Sommige goederen/technologie/software kunnen slechts met een vergunning worden vervoerd. Vergunningen worden afgegeven door de Centrale Dienst In- en Uitvoer van de Belastingdienst (CDIU). Het ICP identificeert ook deze situaties én vermeldt aan welke voorwaarden een vergunning moet voldoen en welke informatie/stukken daarvoor moeten worden aangeleverd. Het ICP zorgt er ook voor dat onduidelijke gevallen door het systeem worden geïdentificeerd zodat op voorhand contact met CDIU kan worden gezocht. Een dergelijk contact bij onduidelijkheden over (de noodzaak tot) een vergunning wordt namelijk wel verlangd.

Screening van ontvangers, eindgebruikers en het eindgebruik

Op bedrijven rust de plicht zich ervan te vergewissen wie de ontvangers, eindgebruikers en andere betrokkenen zijn van de geleverde goederen én of dezen niet zijn gesanctioneerd. Daaronder valt ook de plicht risico´s in kaart te brengen op doorgeleiding van de goederen door de ontvanger(s) aan gesanctioneerde entiteiten.

Het einddoel is dat de exporteur/vervoerder zich ervan vergewist dat de goederen niet voor verkeerde doeleinden worden gebruikt. Nadrukkelijk wordt inmiddels verlangd dat men onderzoek doet naar de risico´s dat de eindgebruiker de goederen voor het plegen van mensenrechtenschendingen aanwendt. Deze aspecten van business and human rights komen steeds nadrukkelijker op de voorgrond, ook buiten het gebied van exportcontrole. Het ICP moet in deze controles voorzien.

De richtlijnen spreken in dit verband van een noodzaak tot het doorlichten van de sanctielijsten/-regelgeving ten aanzien van het desbetreffende land/entiteit én controles op risico´s op doorgeleiding. Dat laatste houdt in een onderzoek in open bronnen naar de ontvanger en diens concernverhoudingen. Er dient daarbij dus ook gekeken te worden naar het moederbedrijf of anderszins aan de ontvanger gelieerde vennootschappen. De exporteur is verantwoordelijk voor de gebruikte bronnen. Het gaat dan bijvoorbeeld om handelsregisters vergelijkbaar met die van de Nederlandse Kamer van Koophandel.

Aanbevolen wordt verder te werken met “red flags” zoals i) onduidelijke bedrijfsactiviteiten van de ontvanger, ii) de afwezigheid van een bezoekadres (alleen een postbus), iii) onredelijke prijzen die worden geboden/gevraagd, iV) persoonlijk contact dat er wel/niet was met vertegenwoordigers van de ontvanger, v) de aanwezigheid van een goed ingevulde eindgebruikersverklaring en vi) de aanwezigheid van heldere en gebruikelijke (algemene) leveringsvoorwaarden. Waar nodig, moeten handtekeningen en andere verklaringen geverifieerd kunnen worden door een bevoegde en onafhankelijke organisatie, zoals een lokale notaris, rechtbank of handelsregister.

Waar wordt geleverd aan distributeurs, moet ook zorgvuldig gekeken worden of de distributeur compliant is.

Het ICP moet, als sluitstuk, ook voorzien in een “stop—hold—release”-procedure vóór daadwerkelijke uit-/doorvoer bij onduidelijkheid of dreigende schending van wet- en regelgeving. Met andere woorden: de handel moet kunnen worden stilgelegd en de export waar nodig direct kunnen worden gestopt.

Monitoring, training, interne audits

Het ICP moet een “levend” systeem zijn. Dat betekent dat personeel juist is getraind en periodiek wordt bijgeschoold. Training en bijscholing wordt planmatig aangepakt en goed gedocumenteerd. Bij een controle moet het bedrijf kunnen laten zien dat het niveau van kennis te allen tijde relevant en actueel is.

Daarbij hoort een plicht tot een interne audit, minimaal eens per jaar. Buitenlandse Zaken geeft aan dat dit idealiter door een externe partij wordt gedaan. Waar nodig wordt een verbetertraject ingezet, aangestuurd op bestuursniveau.

Geïdentificeerde tekortkomingen worden idealiter gerapporteerd aan CDIU als een Voluntary Self Disclosure. Dit is geen plicht en de mogelijk negatieve gevolgen van self disclosure dienen altijd zorgvuldig in de omstandigheden van het geval afgewogen te worden.

Tot slot

Deze richtlijnen beantwoorden een aantal belangrijke vragen, maar werpen minstens net zoveel nieuwe op. Van een exporteur wordt erg veel verlangd aan compliance en zeker kleinere partijen kunnen het – terecht – als bezwarend ervaren. Een ICP zal altijd maatwerk zijn. De advocaten van JahaeRaymakers hebben ervaring in het begeleiden van bedrijven bij het opstellen van een ICP en inhouse trainingen en bijscholingen op het gebied van wet- en regelgeving over sancties. Daarnaast kunnen wij begeleiden bij contacten met CDIU en, waar nodig, het openbaar ministerie.